Text und Tier

Da dachte ich, ich hätte hier schon aufgeschrieben, wie das aktuelle Datum in die Zelle einer Excel-Tabelle am bequemsten eingegeben wird. War aber nicht so, deshalb trage ich da nach.

Nehmen wir zuerst das aktuelle Datum. Aus der Trainingspraxis weiß ich, dass viele Anwender die Funktion =heute() kennen und auch anwenden. Natürlich ändert sich der Wert dieser Funktion bei jedem Öffnen der Datei auf das aktuelle Datum – das ist aber oft gar nicht gewollt.

Meist reicht es aus, das Datum in die Zelle einzuschreiben. Für das aktuelle Datum bietet Excel die Tastenkombination STRG+(Punkt). Es erscheint das Systemdatum, das entweder nur bestätigt werden muss oder auch durch folgenden Text ersetzt werden kann.

Lästig ist die Eingabe des Datums in der Form 07(Punkt)05(Punkt)2010 – vor allem für Anwender, die sich mit dem Kassenblock der Tastatur blind auskennen und dort natürlich keinen Punkt finden. Aber es gibt einen Trick, mit dem bei der Eingabe eines Datums der Kassenblock (auch Ziffernblock) nicht verlassen werden muss … Verwenden Sie statt des Punkts das (Minus) auf dem Ziffernblock. Nach Bestätigung wandelt Excel die Eingabe in das übliche Format um. Sie werden erfreut sein

Es kann ja sein, dass ich für einen direkten Weg in Word nicht lange genug gesucht habe. Zumindest bis Word 2007 kenne ich keinen Weg, um eine in einer Word-Datei eingebettete Grafik als Datei auf einem Datenträger separat abzulegen. Passiert ja öfter, dass jemand eine Webseite oder einen Artikel mit eingebetteten Bildern liefert.

Ich benutze folgenden Umweg über PowerPoint:

1. Grafik in Word markieren und kopieren
2. PowerPoint starten und die Grafik auf der erscheinenden Folie einfügen
3. Befehl Größe und Position (bzw. Eigenschaften bei älteren Versionen wählen) und Grafik auf 100% setzen. Ob das wirklich nötig ist, habe ich bisher noch nicht getestet.
4. Im Kontextmenü der Grafik auf der PowerPoint-Folie gibt es den Befehl Als Grafik speichern, der eine Dateidialogbox öffnet. Nun einfach Grafikformat, Speicherort und Namen bestimmen und fertig.

Micha von WinTotal hat mich gebeten, mal vorab einen Blick auf das kommende Office 2010 zu werfen. Nach dem Download der Beta habe ich die Installation mittlerweile vollzogen und einen ersten Blick darauf riskiert.

Als erstes fällt die erneut überarbeitete Oberfläche ins Auge. Das Bonbon-Bunt ist einer gelungenen, dezent gehaltenen Oberfläche gewichen, die schon fast wieder an “alte Zeiten” vor Office 2007 erinnert. Anstelle der von mir liebevoll “Knubbel” genannten Schaltfläche “Office”, hinter der genau genommen sich das Dateimenü und einige zentrale Funktionen verbargen, ist nun als Register “Datei” zurück. Da insgesamt die Registerlaschen wieder mehr an DAS “alte” Menü erinnern und die Leiste eher an eine breite Symbolleiste, ist zumindest optisch der weder von der menübasierten Oberfläche von Office bis 2003 noch von Office 2007 wirklich krass. Da das Register Datei außerdem deutlich übersichtlicher als in 2007 geraten ist, scheinen nach meiner Meinung mögliche Vorbehalte gegen die Ribbon-Oberfläche nicht mehr so groß zu sein wie in der Vorversion. Ein Argument gegen einen Umstieg war die Ribbon-Oberfläche nach meiner Meinung ohnehin nie.

Ein zweiter Blick durch die Anwendungen zeigt vor allem, dass für Outlook ein guter Kompromiss zwischen den besonderen Funktionen des Programms und einer Anpassung an die neue Oberfläche gefunden wurde. Fazit: Der erste Blick macht Lust auf mehr.

Wer sich wie ich jeden Tag mit mehreren Aufgaben beschäftigen muss, der verliert leicht den Überblick über das, was er wann getan hat. Also müssen Aufzeichnungen über Art und Dauer von Tätigkeiten sein. Aber wie? Mit dem Computer – das ist sicher eine gute Entscheidung, wenn alle Tätigkeiten ohnehin am Computer erledigt werden müssen. Aber mit welchem, kostenlosen Programm? Hat jemand einen Tipp, was sich in der Praxis auch bewährt hat? Ich probiere gerade ttlog, den TTLog Time and Task Logger 4.2.1. Mal sehen …

Typischer Fall von Stress: Aus dem Augenwinkel hatte ich noch gesehen, dass sich die Anzeige veränderte. Zehn Minuten später verwandelte sich ein korrekt eingegebenes Datum in einen Wert, der mich daran erinnerte, dass wir schon mehr als 40.000 Tage seit dem 1.1.1900 hinter uns gebracht haben – naja, ich noch nicht . Ich wusste genau, was es ist. In Excel 97-2003 war es der Befehl Extras -> Optionen -> Ansicht -> Formeln, um zwischen dem Anzeigen von Formeln und ihren Werten in einem Tabellenblatt zu wechseln. Diesen Befehl gibt es so in Excel 2007 nicht mehr, ich musste das Ganze mit einer Tastenkombination ausgelöst haben. Aber mit welcher?

Bei noch längerem Nachdenken hätte ich drauf kommen können. Ich hatte für die Texteingabe den alten Trick aus Lotus 123 benutzt und das Hochkomma vor die Zahl geschrieben ’1234. Irgenwann hatte ich anstelle der Umschalttaste für das Hochkomma die Tastenkombination STRG+# benutzt – die zwischen dem Anzeigen von Formeln und ihren Werten in einem Tabellenblatt umschaltet: Warum die Excel-Hilfe diese Tastenkombination als STRG+’ (Graviszeichen) beschreibt, ist mir allerdings unklar.

Um zwischen der Anzeige der Formel, die das Ergebnis liefert, und dem Ergebnis selbst umzuschalten, drücken Sie STRG+` (Graviszeichen). Sie können auch im Menü Extras auf Formelüberwachung zeigen und dann auf Formelüberwachungsmodus klicken.

Also ehrlich, da habe ich den Befehl zum Wechseln zwischen dem Anzeigen von Formeln und ihren Werten in einem Tabellenblatt nicht gesucht.

Böse Zungen behaupten ja, man könne an Office 2007 nichts mehr verbessern. Poweruser wie ich sind schon der Meinung, das es geht. Ich muss zwar nicht zwingend schon wieder eine neue Version haben, aber einen Blick wollte ich schon mal riskieren. Schließlich hat Microsoft einen Preview angekündigt. Als neue Funktionen stehen dort für Office 2010

Bilder, Videos, Hintergrundtexte und weitere Informationen finden Sie in der deutschen Online-Pressemappe unter: http://www.microsoft.com/germany/presseservice/pressemappe.mspx?id=532635, unter http://www.microsoft.com/Office2010 sowie auf den Presseseiten zur Microsoft Worldwide Partner Conference unter: http://www.microsoft.com/presspass/events/wwpc/Default.aspx.

Der erste Blick (siehe Screenschot) war allerdings noch wenig versprechend – aber das wird sich ändern.

Kein Mensch kann alle Vokabeln behalten und außerdem entwickelt sich die Verwendung von Wörtern. Bekannte Wörter tauchen in neuen Zusammenhängen auf und die bisher verinnerlichte Übersetzung passt nicht. Auch dabei geht der Trend zum Internet – leo.org und Dict.CC sind z.B. zwei Online-Wörterbücher, die für jedes englische oder deutsche Wort meist mehr als eine Übersetzung bieten.

Von Dr. Voss stammt der Tipp für den nachfolgenden Web-Dienst. Mit Linguee (www.linguee.de) ist seit Kurzem ein Internetdienst auf den Markt, mit dem man eine riesige Menge übersetzter Texte nach Wörtern und Wortkombinationen durchsuchen kann. Hierfür wird etwa tausendmal mehr Textmaterial zur Verfügung gestellt als von bisherigen Online-Wörterbüchern. Linguee bietet seinen kostenlosen Online-Dienst für das Sprachpaar Deutsch-Englisch/Englisch-Deutsch ab sofort an, weitere Sprachen werden im Laufe des Jahres folgen.

(weiterlesen …)

In den Versionen bis Microsoft Word 2003 gab es die Möglichkeit, mehrere Versionen eines Dokuments innerhalb einer Word-Datei zu verwalten. Dazu wurde ein überarbeiteter Stand nicht als neue Datei, sondern als Version innerhalb der gleichen Datei abgelegt. Das hatte einige Vorteile: Alle Überarbeitungsstände (Versionen) standen konzentriert zur Verfügung, jeder Stand war wieder abrufbar oder als separate Datei zu speichern.

In Word 2007 gibt es diese Versionsverwaltung nicht mehr. Das wird der Mehrzahl der Benutzer nicht auffallen, weil es sich um eine selten genutzte Funktion handelt. Für die Benutzer der Vorversionen aber, die mit Versionen gearbeitet haben und nun Word-Dokumente aus den Vorversionen mit 2007 bearbeiten möchten, birgt diese Neuerung eine Falle: Wenn ein Dokument mit Versionsverwaltung im Dateiformat Microsoft Office Word 97-2003 gespeichert wurde und dann in Office Word 2007 geöffnet wird, geht der Zugriff auf die Versionen verloren, das beinhaltet auch vorher angelegte Word-Vorlagen. Es ist also nur der letzte Stand des Dokuments sichtbar, die anderen Versionen bleiben aber erhalten.

Noch schlimmer wird es, das Dokument in Office Word 2007 geöffnet und danach gespeichert wird. Selbst dann, wenn beim Speichern das Dateiformat Word 97-2003 anstelle des neuen Formats von Office Word 2007 verwendet wird, gehen alle Versionen endgültig verloren.

Um diese in Dokumenten im alten Format enthaltenen Dokument-Versionen weiter zu verwenden und als separate Dokumente zu speichern, muss das Version Extrahier-Tools (VET) verwendet werden, das in Office Migration Planning Manager (OMPM) enthalten ist. OMPM und VET stehen auf der Microsoft TechNet-Website zur Verfügung – also einfach mit einer Suchmaschine danach suchen.

Der Vorteil von PortableApps liegt auf der Hand – alles Nötige liegt auf einem USB-Datenträger und nichts muss auf einem Computer installiert werden. Ich gebe zu, dass mir die von OO ein wenig den Spaß verhagelt hatten, als sie als einen Vorteil der neuen Version die “Nicht-wie-Windows-2007-Oberfläche” herausgehoben hatten und dann auch noch betonten “dass theoretisch jeder eine Oberfläche vergleichbar mit Office 2007 als Erweiterung programmieren kann. Die Nutzer hätten dann – im Vergleich zu anderen Programmen – dennoch die Wahl, die Erweiterung zu installieren oder nicht.” Warum eine solche Erweiterung nicht zum Standard von OO3 gehört und damit auch der Benutzer eine vertraute Umgebung hat, der in seiner Firma schon Office 2007 im Einsatz hat, bleibt mir unverständlich. Ich persönlich finde nach längerem Umgang mit Office 2007 die “vertraute” Oberfläche eher antiquarisch als wünschenswert.

Nun aber gibt es die portable Version von OpenOffice 3.0 und damit für mich einen Anlass, einen genaueren Blick auf die Suite zu werfen. Eines hat auch diese Version noch nicht verändert – sie muss sich (bei aller Sympathie) an der Kompatibilität mit Microsoft Office 2007 messen lassen – nicht umgekehrt.
Download

Viele Anwendungen liefern für den Datenaustausch durch Komma oder andere Zeichen separierte Dateien, z.B. als Text oder CSV-Datei. Wer nun wie in den Vorversionen versucht, eine solche Datei zu öffnen, der bekommt ohne weitere Nachfrage eine Tabelle mit einem meist gut gelungenen Versuch von Excel 2007 zur tabellarischen Darstellung der Daten. Wenn aber Änderungen beim Öffnen nötig wären, z.B. einen Änderung des verwendeten Zeichensatzes, dann fehlen bei Öffnen die Werkzeuge für die Anpassung.

Unter Excel 2007 führt folgender Weg zum Ziel:

1. Excel starten und in eine leere Tabelle wechseln.
2. Register Datenöffnen
3. Im linken Bereich Externe Daten abrufen sind die Schaltflächen für den Import der Daten zu sehen, eventuell erst nach einem Klick auf den kleinen, nach unten gerichteten Pfeil, der diesen Bereich öffnet.
4. Zuständig für das Öffnen von prn-, txt- und csv-Dateien ist die Schaltfläche Aus Text. Nach einem Klick auf die Schaltfläche erscheint eine Dateidialogbox, in der die zu öffnende Datei gewählt wird.
5. Nach dem Klick auf Öffnen erscheint der Assistent zum Importieren von Daten, der die notwendigen Werkzeuge für den gezielten Import der Daten bietet.