Text und Tier

Jörg Schumacher – Online-Journalist

Archiv der Kategorie ‘Office‘


Microsoft Excel – per Schnellformatierung erstellte Tabellenbereiche finden

Donnerstag, den 15. September 2016
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In meinem Artikel „Microsoft Excel – Befehl Benutzerdefinierte Ansicht grau und nicht verfügbar“ hatte ich begründet, warum mitunter benutzerdefinierte Ansichten nicht verfügbar sind. Man kann in Excel in einer Arbeitsmappe nur eines haben: Schnellformatierung mit Hilfe von Tabellenvorlagen oder benutzerdefinierte Ansichten:

Falls  also der Befehl Ansicht -> Benutzerdef. Ansicht nicht verfügbar ist, dann hilft nur, alle als Tabelle formatierten Bereiche wieder in „normale“ Bereiche umzuwandeln. Als Tabelle formatierten Bereiche sind durch gesetzte Filter und ein spezielles Kontextmenü erkennbar, in dem ein Menübefehl Tabelle sichtbar ist: Eine Zelle der Tabelle markieren, Kontextmenü durch Rechtsklick öffnen, Tabelle -> In Bereich konvertieren. Danach gibt es wieder die Möglichkeit, benutzerdefinierte Ansichten zu verwenden – oder es gibt in der Mappe noch andere Tabellenbereiche.

Bleibt also die Frage: Wie kann man die per Schnellformatierung erstellten Tabellenbereiche möglichst schnell finden? Schließlich kann es irgendein kleiner Bereich in einem von vielen Excel-Arbeitsblättern sein, der die benutzerdefinierten Ansichten für die gesamte Mappe ausschließt.

Es ist wie immer nur ein kleiner Trick: Mit der Tastenkombination STRG+G (g für Go to, gehe zu) öffnet ein Dialogfeld, in dem die tabellenbereich am automatisch erstellten Namen zu erkennen sind, z.B. „Table1“. Markieren, OK klicken und der Zellzeiger befindet sich inmitten des „schuldigen“ Bereichs.

Alternativ könnte man das Registerblatt mit der schön formatierten Tabelle auch einfach in eine separate Arbeitsmappe verschieben …

Outlook-Download: SmartTools EM 2016-Planer für Outlook

Freitag, den 20. Mai 2016
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Hier eine App, dort eine App. Manchmal kann man sich eine Benachrichtigung über gewünschte Spiele der Frußball-Europameisterschaft schicken lassen. Einen anderen weg geht der kostenlose SmartTools EM 2016-Planer:

Mit dem SmartTools EM 2016-Planer fügen Sie per Mausklick gezielt die für Sie interessanten Spieltermine in Ihren Outlook-Kalender ein. Natürlich mit allen wichtigen Informationen wie Uhrzeit, Mannschaftspaarung, Austragungsort und Stadion, dem übertragenden Sender und auf Wunsch einer automatischen Erinnerung.

Besonders komfortabel: Aktuelle Ergebnisse werden nachgeladen und aktualisieren Ihre bereits eingetragenen Outlook-Termine. So verpassen Sie kein Spiel der Fußball EM 2016 und sind immer auf dem neuesten Stand!

Der SmartTools EM 2016-Planer trägt nicht einfach alle Spieltermine in Ihren Outlook-Kalender ein: Filtern Sie die Gesamtliste nach Ihren Vorgaben. Sie wählen also beispielsweise alle Spiele einer bestimmten Gruppe oder eines Landes aus und wenige Augenblicke später erscheinen die gewünschten Termine in Ihrem ausgewählten Outlook-Kalender.

 SmartTools EM 2016-Planer kostenlos herunterladen!

Microsoft Excel – Befehl Benutzerdefinierte Ansicht grau und nicht verfügbar

Donnerstag, den 24. September 2015
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Ich liebe Benutzerdefinierte Ansichten in Excel. Damit können spezielle Ansichten auf große Excel-Tabellen – vorzugsweise Listen – gespeichert werden, bei denen Spalten und Zeilen ausgeblendet, Filter gesetzt sind oder spezielle Druckeinstellungen verwendet werden. Ein Klick und das Arbeitsblatt (korrekt: Alle Arbeitsblätter der aktuellen Mappe) schaltet in die Ansicht um, die zuvor über Ansicht -> Benutzerdef. Ansicht unter einem passenden Namen gespeichert wurde.

Gelegentlich erhalte ich aber Arbeitsmappen von Kollegen, bei denen genau dieser Befehl nicht verfügbar ist. Der Grund ist ebenso einfach wie kaum bekannt: Sobald in einer Mappe auch in nur einem Arbeitsblatt ein Bereich markiert und der Befehl Als Tabelle formatieren verwendet wurde, sind die benutzerdefinierten Ansichten für die ganze Arbeitsmappe deaktiviert.

Der Befehl Als Tabelle formatieren dient dazu, einen Zellbereich auf der Basis eine vordefinierten Zellenformatforlage schnell zu formatieren und in eine Tabelle zu verwandeln. Man muss sich also entscheiden, ob man diese Schnellformatierung oder eben benutzerdefinierte Ansichten verwenden will.

Falls also der Befehl Ansicht -> Benutzerdef. Ansicht nicht verfügbar ist, dann hilft nur, alle als Tabelle formatierten Bereiche wieder in „normale“ Bereiche umzuwandeln. Als Tabelle formatierten Bereiche sind durch gesetzte Filter und ein spezielles Kontextmenü erkennbar, in dem ein Menübefehl Tabelle sichtbar ist: Eine Zelle der Tabelle markieren, Kontextmenü durch Rechtsklick öffnen, Tabelle -> In Bereich konvertieren. Danach gibt es wieder die Möglichkeit, benutzerdefinierte Ansichten zu verwenden – oder es gibt in der Mappe noch andere Tabellenbereiche.

Microsoft OneNote – Für Wintotal getestet und für sehr gut befunden

Montag, den 20. Juli 2015
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Microsoft OneNote ist kein neues Programm innerhalb der Office Suite. Es führt nach meiner Meinung schon seit einiger Zeit völlig zu Unrecht ein Schattendasein unter den Applikationen. Das mag am Namen liegen, der für deutsche Ohren so wenig andeutet, was sich dahinter verbirgt. Am besten ist das Programm wohl mit “Alle Notizen an einer Stelle” beschrieben. Wenn man jetzt noch eine Art Karteikasten denkt, dessen Karten immer und überall verfügbar sind und außerdem elektronisch durchsucht und untereinander verlinkt werden können, dann erahnt man vielleicht schon, was das Programm zu leisten in der Lage ist. Der von mir für Wintotal geschriebene Artikel zu Microsoft OneNote hebt einige besonders interessante Funktionen und Möglichkeiten hervor.

Tipp: Eine sehr informative Seite rund um OneNote ist das deutsche OneNote-Blog.

Für Wintotal im Praxistest: externe Tastaturen für Tablet Trekstor Surftab

Montag, den 29. Juni 2015
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Kann man ein Tablet wie das Trekstor Surftab Wintron 10.1 Pro ohne Tastatur benutzen? Natürlich, denn bei diesem und vergleichbaren Tablets handelt es sich um Geräte mit Touchscreen und passendem Windows-Betriebssystem mit virtueller Tastatur. Allerdings ist diese Arte des Umgangs mit dem Tablet aber nicht immer die optimalste Lösung. Das wissen auch die Hersteller und so gibt es unzählige externe Tastaturen, die das Tablet zu einem vollwertigen PC aufwerten sollen. Wie sich das für mich in der Praxis darstellt, habe ich für Wintotal in einem Praxistest aufgeschrieben.

Lösungen mit Excel – Festes Datum einmal monatlich verändern

Freitag, den 26. Juni 2015
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In meinem Beitrag Lösungen mit Excel – automatisch Datum eines Wochentags einfügen hatte ich beschrieben, wie ich eine Excel-Tabelle mit Arbeitsaufgaben auf eine wöchentliche Auswertung anhand des Eingangsdatums vorbereitete.

In zwei Fällen soll das Datum automatisch aktualisiert werden, damit wiederkehrende Aufgaben in jeder bzw. der richtigen Woche korrekt gefiltert werden.

  • Sich wöchentlich wiederholende Aufgaben sollen als Eingangsdatum immer das Datum des Montags der aktuellen Woche haben. Die dafür nötige Formel ist im oben verlinkten Beitrag beschrieben.
  • Einmal monatlich wiederkehrend am 25. des Monats anfallende Aufgaben sollen vom 1. bis zum 24. des laufenden Monats den 25. des Vormonats anzeigen und danach bis Monatsende den 25. des laufenden Monats.

Grundlage für die Lösung ist die Funktion =Heute(), mit der die fortlaufende Zahl des aktuellen Datums ermittelt wird.

Die Lösung des Problems ist die Formel:

=WENN(TAG(HEUTE()<25); DATUM(JAHR(HEUTE());MONAT(HEUTE()-1);25); DATUM(JAHR(HEUTE());MONAT(HEUTE());25))

  • Die Funktionen JAHR(HEUTE()) , MONAT(HEUTE()) und TAG(HEUTE()) ermitteln die Zahlen, die am aktuellen Tag für das Jahr, den Monat und Tag stehen.
  • Die Funktion Datum(Jahr;Monat;Tag) ist dafür da, aus den drei Zahlen für das Jahr, den Monat und dem Tag (25) die fortlaufende Zahl des gewünschten Datums zu basteln – entweder im aktuellen oderim vorhegehenden Monat.
  • In der Funktion Wenn wird zunächst abgefragt, ob der aktuelle Tag vor dem 25. des aktuellen Monats liegt.
  • Je nach Ergebnis wird entweder der 25. des aktuellen Monats (am 25. oder danach) oder der 25. des Vormonats erscheinen (vor dem 25.) Das angezeigte Datum wechselt also immer am 25., dem Tag, an dem die Aufgabe erledigt wird.
  • Falls nach Bestätigung der Formel in der Ergebniszelle eine Zahl anstelle des Datums zu sehen ist, muss muss die Zelle nur entsprechend formatiert werden (STRG+1 -> Zahlen -> Datum).

Die Formel ist übrigens in jeder Zelle einsetzbar, da keinerlei Bezug auf eine andere Zelle enthalten ist.

Natürlich kann man die Formel verfeinern und das Datum beeinflussen, falls der 25. auf einen Sonnabend oder Sonntag fällt. Das war bei mir nicht nötig – aber vielleicht findet ja jemand die Lösung: Die beiden Artikel enthalten die passenden Lösungsansätze.

Lösungen mit Excel – automatisch Datum eines Wochentags einfügen

Donnerstag, den 25. Juni 2015
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In einer meiner Excel-Tabellen werden Arbeitsaufgaben protokolliert und dafür das Eingangsdatum in einer Zelle vermerkt. Dieses Datum wird in den meisten Fällen manuell eingefügt – übrigens mit der Tastenkombination STRG + . für das aktuelle Tagesdatum. Jede Woche werden die in dieser Woche eingegangenen Aufgaben anhand des Eingangsdatums ausgefiltert.

In zwei Fällen soll das Datum deshalb automatisch aktualisiert werden, damit wiederkehrende Aufgaben korrekt gefiltert werden.

  • Wöchentlich wiederholende Aufgaben sollen als Eingangsdatum immer das Datum des Montags der Woche haben.
  • Monatlich am 25. anfallende Aufgaben sollen vom 1. bis zum 24. des laufenden Monats den 25. des Vormonats anzeigen und danach bis Monatsende den 25. des laufenden Monats.

In beiden Fällen wird zunächst mit =Heute() die fortlaufende Zahl des aktuellen Datums abgefragt.

Für den ersten Fall lautet die Lösung:

= DATUM(JAHR(HEUTE());MONAT(HEUTE());TAG(HEUTE())-WOCHENTAG(HEUTE();3))

  • Die Funktionen JAHR(HEUTE()) , MONAT(HEUTE()) und TAG(HEUTE()) ermitteln die Zahlen, die am aktuellen Tag für das Jahr, den Monat und Tag stehen.
  • Wochentag(Heute();2) ermittelt eine Zahl für den Wochentag zwischen 0 und 6, wobei der zweite Parameter – die 3 nach dem Semikolon in Wochentag(Heute();2) – dafür sorgt, das jeder Montag eine 0 zurück gibt, der Dienstag eine 1 usw.
  • Wenn man diese so ermittelte Zahl von der Tageszahl abzieht, erhält man die Tageszahl des vorhergehenden Montags.
  • Die Funktion Datum(Jahr;Monat;Tag) ist abschließend dafür da, aus den drei Zahlen die fortlaufende Zahl des vorhergehenden Montags zu basteln.
  • Falls nach Bestätigung der Formel in der Ergebniszelle eine Zahl anstelle des Datums zu sehen ist, muss muss die Zelle nur entsprechend formatiert werden (STRG+1 -> Zahlen -> Datum).

Die Formel ist übrigens in jeder Zelle einsetzbar, da keinerlei Bezug auf eine andere Zelle enthalten ist.

Hat jemand eine Lösung für das zweite Problem gefunden? Ich arbeite noch daran.

Für Wintotal angetestet: Microsoft Office 2016 Public Preview

Donnerstag, den 28. Mai 2015
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Für den interessierten Nutzer hat Microsoft eine Version der Office 2016 Preview zum Download freigegeben, die als so genannter Public Preview von jedem Nutzer gratis installiert werden kann. In der Beschreibung von Office 2016 hat Microsoft unter anderem eine verbesserte Suche, Optimierungen für Word, Excel und PowerPoint und eine bessere Verzahnung der Anwendungen mit der Microsoft-Cloud angekündigt. In meinem Kurztest für Wintotal habe ich auf dem Desktop PC und einem Windows-Tablet einen kurzen Blick hinter die Kulissen geworfen. Kommentare und Meinungen sind ausdrücklich erwünscht.

Automatische Silbentrennung in Word – Absätze oder Wörter nicht trennen

Mittwoch, den 6. August 2014
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„Blocksatz ohne Silbentrennung ist eine Qual fürs Auge.“ Oft genug wird in einem Word-Dokument schnell einmal mit Seitenlayout/Silbentrennung für das gesamte Dokument die Silbentrennung aktiviert. Dann tauchen die Probleme auf: Word ist ziemlich gnadenlos in der Anwendung der im Deutschen möglichen Trennungsvarianten. Sicher gibt es die Möglichkeit, die automatische Trennzone am rechten Rand (Standard 0,63 cm) zu verändern. Wenn ein Silbenende in diesem Bereich auftritt, dann wird dort getrennt. In der Praxis verbessert sich das Ergebnis allerdings kaum. Auch eine manuelle Silbentrennung wäre möglich. In diesem Fall schlägt Word mögliche Trennstellen innerhalb eines Wortes in der Trennzone vor und bietet die Möglichkeit, für dieses Wort eine Stelle zu wählen oder die Trennung abzulehnen. In der Praxis hat es sich bewährt, die Silbentrennung für das gesamte Dokument zu aktivieren und dann manuell die unerwünschten Ausreißer zu behandeln, sprich: ganze Absätze oder einzelne Wörter von der Silbentrennung auszuschließen.

 

 

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Happy Birthday, Microsoft Office!

Mittwoch, den 16. Juli 2014
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Ohne Microsoft Office gäbe es kein PowerPoint-Karaoke und keine Scherze über die animierte Büroklammer Clippy. Vor allem wären Arbeit und Leben vieler Menschen weniger produktiv, unübersichtlicher und um viele schöne Erinnerungen ärmer. Vor 25 Jahren – am 1. August 1989 – ging mit Word 4.0, Excel 2.2, PowerPoint 2.01 und Mail 1.37 die allererste Office-Suite, „The Microsoft Office“, auf dem Mac an den Start. Ein Vierteljahrhundert später: Office ist das meistgenutzte Softwarepaket der Welt. Mehr als eine Milliarde Nutzer schreiben in Word, kalkulieren mit Excel, präsentieren in PowerPoint oder managen ihren Alltag mit OneNote, dem digitalen Notizbuch. Zahlreiche Startups, mittelständische Unternehmen und DAX-30-Konzerne vertrauen heute auf die Microsoft Cloud, nutzen Office 365 für vernetztes Arbeiten und beweisen: Office ist bereit für die nächsten 25 Jahre.

Dass es bei mir auch noch 25 weitere Jahre werden, ist eher unwahrscheinlich. Ich bin aber immerhin schon seit 1991 dabei. Das Weiß auf Blau gehaltene (DOS) Word 5.0 war das erste Progamm, mit dem ich seinerzeit als Bürovorsteher unser Backoffice zu quälen hatte. Word für Windows 2.1 und Excel 3.0 standen am Beginn meiner Trainerkarriere. Die Zahl meiner unzähligen Office-Bücher beim Verlag Markt und Technik begann mit Word 97 und Office 97 in der seinerzeit erfolgreichen Magnum-Reihe. Und heute: Office 2010 nahezu rund um die Uhr.

Dennoch: Prost, auf ein einen mich für fast 40% meiner Lebenszeit begleitenden, mitunter störrischen, aber nicht ungeliebten Partner.